മൈക്രോസോഫ്റ്റ് ഓഫീസ് പാക്കേജിൽ ഒരു ഡാറ്റാബേസ് സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനും അവരോടൊപ്പം പ്രവർത്തിക്കുന്നതിനും ഒരു പ്രത്യേക പ്രോഗ്രാം ഉണ്ട് - ആക്സസ്. എന്നിരുന്നാലും, പല ഉപയോക്താക്കളും ഈ ആവശ്യത്തിനായി കൂടുതൽ പരിചിതമായ ആപ്ലിക്കേഷനായി ഉപയോഗിക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നു - എക്സൽ. ഒരു പരിപൂർണ ഡേറ്റാബേസ് (ഡിബി) സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനുള്ള എല്ലാ ഉപകരണങ്ങളും ഈ പ്രോഗ്രാമിൽ ഉണ്ടെന്ന് ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടതുണ്ട്. ഇത് എങ്ങനെ ചെയ്യണമെന്ന് കണ്ടുപിടിക്കാം.
സൃഷ്ടിക്കൽ പ്രക്രിയ
എക്സൽ ഡാറ്റാബേസ് എന്നത് ഒരു ഷീറ്റുകളുടെ നിരകളും വരികളുമുള്ള വിതരണ ശേഖരമാണ്.
പ്രത്യേക പദങ്ങളുടെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ, ഡാറ്റാബേസ് സ്ട്രിംഗുകൾക്ക് പേര് നൽകപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു "രേഖകൾ". ഓരോ എൻട്രിയിലും ഒരു വ്യക്തിഗത വസ്തുവിനെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു.
നിരകൾ വിളിക്കുന്നു "ഫീൽഡുകൾ". എല്ലാ റെക്കോർഡുകൾക്കും ഒരു പ്രത്യേക പാരാമീറ്റർ ഓരോ ഫീൽഡിലും അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു.
അതായത്, Excel ലെ ഏതെങ്കിലും ഡാറ്റാബേസിന്റെ ഫ്രെയിം ഒരു സാധാരണ പട്ടികയാണ്.
പട്ടിക സൃഷ്ടിക്കൽ
അതിനാൽ ഒന്നാമതായി ഒരു മേശ സൃഷ്ടിക്കേണ്ടതുണ്ട്.
- ഡാറ്റാബേസിന്റെ ഫീൽഡുകളുടെ (നിരകൾ) ശീർഷകങ്ങൾ നൽകുക.
- ഞങ്ങൾ ഡാറ്റാബേസ് രേഖകളുടെ പേരുകൾ പൂരിപ്പിക്കുന്നു.
- ഞങ്ങൾ ഡാറ്റാബേസ് പൂരിപ്പിക്കുന്നത് തുടരുന്നു.
- ഡാറ്റാബേസ് നിറച്ച ശേഷം, അതിൽ ഞങ്ങൾ വിവരങ്ങൾ വിവേചനാധികാരത്തിൽ ഫോർമാറ്റ് ചെയ്യുന്നു (ഫോണ്ട്, ബോർഡറുകൾ, പൂരിപ്പിക്കൽ, സെലക്ട് ചെയ്യേണ്ടതെങ്ങനെ, സെലക്ട് ചെയ്യേണ്ടതെങ്ങനെ, ടെക്സ്റ്റ് സ്ഥാനം മുതലായവ).
ഇത് ഡാറ്റാബേസ് ചട്ടക്കൂടിൻറെ നിർമ്മാണം പൂർത്തിയാക്കുന്നു.
പാഠം: എക്സിൽ ഒരു സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് എങ്ങനെ നിർമ്മിക്കാം
ഡാറ്റാബേസ് ആട്രിബ്യൂട്ടുകൾ നൽകുന്നു
പട്ടികയിൽ ഒരു ശ്രേണിയെ പോലെ, ഒരു ഡാറ്റാബേസ് എന്ന നിലയിൽ മാത്രമല്ല, അത് ഉചിതമായ ആട്രിബ്യൂട്ടുകൾ ഏൽപ്പിക്കാൻ എക്സൽ ടേബിനെ മനസ്സിലാക്കുന്നു.
- ടാബിലേക്ക് പോകുക "ഡാറ്റ".
- പട്ടികയുടെ മുഴുവൻ ശ്രേണിയും തിരഞ്ഞെടുക്കുക. മൌസ് ബട്ടൺ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. സന്ദർഭ മെനുവിൽ, ബട്ടണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക "ഒരു പേര് നൽകുക ...".
- ഗ്രാഫ് "പേര്" ഡാറ്റാബേസ്നെ വിളിക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന പേര് വ്യക്തമാക്കുക. പേര് ഒരു കത്തിലൂടെ തുടങ്ങണം, അതില് സ്പേസ് ഉണ്ടാവില്ല. ഗ്രാഫ് "ശ്രേണി" നിങ്ങൾക്ക് പട്ടിക ഏരിയയുടെ വിലാസം മാറ്റാം, പക്ഷേ നിങ്ങൾ ശരിയായി തിരഞ്ഞെടുത്താൽ, നിങ്ങൾ ഇവിടെ മാറ്റേണ്ടതില്ല. വേണമെങ്കിൽ, മറ്റൊരു ഫീൾഡിൽ നിങ്ങൾക്ക് ഒരു കുറിപ്പ് നൽകാം. പക്ഷേ, ഈ പരാമീറ്റർ ഐച്ഛികമാണ്. എല്ലാ മാറ്റങ്ങളും വരുത്തിയതിനുശേഷം ബട്ടണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക. "ശരി".
- ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക "സംരക്ഷിക്കുക" വിൻഡോയുടെ മുകളിൽ അല്ലെങ്കിൽ കീബോർഡ് കുറുക്കുവഴി ടൈപ്പ് ചെയ്യുക Ctrl + S, ഒരു പിസിയിൽ കണക്ട് ചെയ്ത ഹാർഡ് ഡിസ്കിൽ അല്ലെങ്കിൽ നീക്കം ചെയ്യാവുന്ന മാധ്യമത്തിൽ ഡേറ്റാബേസ് സേവ് ചെയ്യുന്നതിനായി.
നമുക്ക് ഇതിനകം ഒരു റെഡിമെയ്ഡ് ഡാറ്റാബേസ് ഉണ്ടെന്ന് നമുക്ക് പറയാം. ഇപ്പോൾ അവതരിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നതുപോലെ അത്തരമൊരു സംസ്ഥാനത്തുപോലും പ്രവർത്തിക്കാൻ കഴിയും, എന്നാൽ പല അവസരങ്ങളും വെട്ടപ്പെടും. ഡാറ്റാബേസ് കൂടുതൽ ഫംഗ്ഷണൽ എങ്ങനെ ഉണ്ടാക്കാം എന്ന് ഞങ്ങൾ വിശദീകരിക്കുന്നു.
അടുക്കും ഫിൽട്ടറും
ഡേറ്റാബേസുകളുമായി ഒന്നാമത് പ്രവർത്തിക്കുന്നു, രേഖകൾ ക്രമീകരിക്കാനും ക്രമീകരിക്കാനുമുള്ള സാദ്ധ്യതകൾ നൽകുന്നു. ഈ പ്രവർത്തനങ്ങളെ നമ്മുടെ ഡാറ്റാബേസുമായി ബന്ധിപ്പിക്കാം.
- ഞങ്ങൾ ഓർഡർ നടത്തുന്നതിനുള്ള ഫീൽഡിന്റെ വിവരങ്ങൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ടാബിൽ റിബണിൽ കാണുന്ന "അടുക്കുക" ബട്ടണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക "ഡാറ്റ" ഉപകരണങ്ങളുടെ ബ്ലോക്കിൽ "അടുക്കുക, ഫിൽട്ടർ ചെയ്യുക".
ഏതെങ്കിലുമൊരു പരാമീറ്ററിൽ സററിംഗ് നടത്താം:
- അക്ഷരനാമം;
- തീയതി;
- നമ്പർ, മുതലായവ
- ക്രമീകരിക്കുന്നത് അല്ലെങ്കിൽ സ്വയം വികസിപ്പിക്കുന്നതിന് തിരഞ്ഞെടുത്ത ഏരിയ ഉപയോഗിക്കണോ എന്ന് അടുത്ത വിൻഡോ ദൃശ്യമാകും. യാന്ത്രിക വിപുലീകരണം തിരഞ്ഞെടുക്കുക ബട്ടൺ ക്ലിക്കുചെയ്യുക. "അടുക്കുക ...".
- ക്രമീകരണ ക്രമീകരണങ്ങൾ വിൻഡോ തുറക്കുന്നു. ഫീൽഡിൽ "അടുക്കുക" അത് നടത്തുന്ന ഫീൽഡിന്റെ പേര് വ്യക്തമാക്കുക.
- ഫീൽഡിൽ "അടുക്കുക" ഇത് എങ്ങനെ നിർവഹിക്കണം എന്ന് വ്യക്തമാക്കുന്നു. ഒരു ഡാറ്റാബേസിനായി, തിരഞ്ഞെടുക്കാനുള്ള മികച്ച ഓപ്ഷൻ "മൂല്യങ്ങൾ".
- ഫീൽഡിൽ "ഓർഡർ" സോർട്ടിംഗ് നടത്താൻ കഴിയുന്ന ഓർഡർ വ്യക്തമാക്കുക. വ്യത്യസ്ത തരം വിവരങ്ങള്ക്ക്, ഈ വിന്ഡോയില് വിവിധ മൂല്യങ്ങള് പ്രദര്ശിപ്പിക്കപ്പെടുന്നു. ഉദാഹരണത്തിന്, ടെക്സ്റ്റ് ഡാറ്റയ്ക്കായി, ഇത് മൂല്യമായിരിക്കും "A മുതൽ Z വരെ" അല്ലെങ്കിൽ "Z മുതൽ A", സംഖ്യാശാസ്ത്രത്തിന് - "ആരോഹണം" അല്ലെങ്കിൽ "ഇറങ്ങൽ".
- അത് ഉറപ്പാക്കേണ്ടത് പ്രധാനമാണ് "എന്റെ ഡാറ്റ ശീർഷകങ്ങൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്നു" ഒരു ടിക് ഉണ്ടായിരുന്നു. ഇല്ലെങ്കിൽ, നിങ്ങൾ വെക്കണം.
ആവശ്യമായ എല്ലാ പരാമീറ്ററുകളും നൽകി ശേഷം, ബട്ടൺ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക "ശരി".
അതിനുശേഷം ഡാറ്റാബേസിലെ വിവരങ്ങൾ നിർദ്ദിഷ്ട ക്രമീകരണങ്ങൾ അനുസരിച്ച് ക്രമീകരിക്കപ്പെടും. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, എന്റർപ്രൈസ് ജീവനക്കാരുടെ പേരുകൾ ഞങ്ങൾ വേർതിരിച്ചെടുക്കുന്നു.
- ഒരു എക്സെൽഡേ ഡാറ്റാബേസിൽ ജോലി ചെയ്യുമ്പോൾ ഏറ്റവും സൗകര്യപ്രദമായ ഉപകരണങ്ങളിൽ ഒന്ന് ഓട്ടോ ഫിൽട്ടറാണ്. ഡാറ്റാബേസിന്റെ മുഴുവൻ ശ്രേണിയും ക്രമീകരണ ബ്ലോക്കിലും തെരഞ്ഞെടുക്കുക "അടുക്കുക, ഫിൽട്ടർ ചെയ്യുക" ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക "ഫിൽട്ടർ".
- നിങ്ങൾക്ക് കാണാനാകുന്നതുപോലെ, വിഭജിക്കപ്പെടുന്ന ത്രികോണങ്ങളുടെ രൂപത്തിൽ വയലുകളുടെ പേര് ഉള്ള സെല്ലുകളിൽ ഐക്കണുകൾ പ്രത്യക്ഷപ്പെട്ടു. ഫിൽട്ടർ ചെയ്യാൻ പോകുന്ന മൂല്യത്തിന്റെ നിരയുടെ ഐക്കണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക. തുറക്കപ്പെട്ട വിൻഡോയിൽ നമ്മൾ മറയ്ക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന റെക്കോർഡുകൾ, ആ മൂല്യങ്ങളിൽ നിന്ന് ചെക്ക് മാർക്കുകൾ നീക്കം ചെയ്യുന്നു. തിരഞ്ഞെടുക്കൽ ശേഷം, ബട്ടണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക. "ശരി".
നിങ്ങൾക്ക് കാണാനാകുന്നതുപോലെ, ചെക്ക്മാർക്കുകൾ ഞങ്ങൾ നീക്കം ചെയ്ത മൂല്യങ്ങൾ അടങ്ങുന്ന ലൈനുകൾ പട്ടികയിൽ നിന്ന് മറഞ്ഞിരുന്നു.
- സ്ക്രീനിലേക്ക് എല്ലാ ഡാറ്റയും തിരിച്ചയക്കുന്നതിനായി, ഫിൽട്ടറിംഗ് നടത്തുന്ന നിരയുടെ ഐക്കണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക, തുറന്നിരിക്കുന്ന വിൻഡോയിൽ എല്ലാ ഇനങ്ങളുടെയും മുന്നിൽ എല്ലാ ചെക്ക്ബോക്സുകളും പരിശോധിക്കുക. തുടർന്ന് ബട്ടണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക "ശരി".
- ഫിൽട്ടറിംഗ് പൂർണ്ണമായും നീക്കം ചെയ്യുന്നതിനായി, ബട്ടണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക. "ഫിൽട്ടർ" ടേപ്പിൽ.
പാഠം: Excel- ൽ ഡാറ്റ അടുക്കുക, ഫിൽട്ടർ ചെയ്യുക
തിരയുക
ഒരു വലിയ ഡാറ്റാബേസ് ഉണ്ടെങ്കിൽ, ഒരു പ്രത്യേക ഉപകരണം ഉപയോഗിച്ച് അതിലൂടെ തിരയാനുള്ള സൗകര്യമുണ്ട്.
- ഇത് ചെയ്യുന്നതിന് ടാബിൽ പോകുക "ഹോം" ഉപകരണങ്ങളുടെ ബ്ലോക്കിലെ ടേപ്പിലും എഡിറ്റിംഗ് ബട്ടൺ അമർത്തുക "കണ്ടെത്തുക, ഹൈലൈറ്റ് ചെയ്യുക".
- ആവശ്യമുള്ള മൂല്ല്യം വ്യക്തമാക്കേണ്ട ഒരു ജാലകം തുറക്കുന്നു. അതിനു ശേഷം ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക "അടുത്തത് കണ്ടെത്തുക" അല്ലെങ്കിൽ "എല്ലാം കണ്ടെത്തുക".
- ആദ്യ സന്ദർഭത്തിൽ ഒരു നിശ്ചിത മൂല്യം സജീവമായ ആദ്യത്തെ സെൽ സജീവമാകുന്നു.
രണ്ടാമത്തെ കാര്യത്തിൽ, ഈ മൂല്യമുള്ള സെല്ലുകളുടെ മുഴുവൻ പട്ടികയും തുറന്നു.
പാഠം: എക്സിൽ ഒരു തിരയൽ എങ്ങനെ ചെയ്യണം
പിന്നിംഗ് ഏരിയകൾ
റെക്കോർഡുകളും ഫീൽഡുകളും പേരിൽ സെൽ പരിഹരിക്കാൻ ഒരു ഡാറ്റാബേസ് സൃഷ്ടിക്കുമ്പോൾ സൗകര്യപ്രദം. വലിയൊരു അടിത്തറയിൽ പ്രവർത്തിക്കുമ്പോൾ - ഇത് ഒരു മുൻവ്യവസ്ഥയാണ്. അല്ലാത്തപക്ഷം, ഏത് വരിയോ നിരയോ ഒരു പ്രത്യേക മൂല്യത്തിനനുസൃതമായി കാണുമെന്ന് കാണാൻ നിരന്തരം നിങ്ങൾക്ക് ഷീറ്റിലൂടെ സ്ക്രോൾ ചെയ്യേണ്ടി വരും.
- സെൽ, മുകളിലുള്ള പ്രദേശവും നിങ്ങൾ പരിഹരിക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന ഇടതുഭാഗവും തിരഞ്ഞെടുക്കുക. അതു ഉടനെ തലക്കെട്ട് താഴെ എൻട്രി പേരുകൾ വലതു സ്ഥിതി ചെയ്യും.
- ടാബിൽ ആയിരിക്കുമ്പോൾ "കാണുക" ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക "പ്രദേശം പിൻ ചെയ്യുക"ഇത് ടൂൾ ഗ്രൂപ്പിൽ സ്ഥിതിചെയ്യുന്നു "ജാലകം". ഡ്രോപ്പ് ഡൌൺ ലിസ്റ്റിൽ, മൂല്യം തിരഞ്ഞെടുക്കുക "പ്രദേശം പിൻ ചെയ്യുക".
ഡാറ്റ ഷീറ്റിലൂടെ എത്ര ദൂരം നിങ്ങൾ സ്ക്രോൾ ചെയ്താലും, ഇപ്പോൾ നിങ്ങളുടെ കണ്ണുകൾക്കും രേഖകൾക്കും മുമ്പേ ആയിരിക്കും.
പാഠം: എക്സൽ പ്രദേശം എങ്ങനെ പരിഹരിക്കാം
ഡ്രോപ്പ് ഡൗൺ ലിസ്റ്റ്
പട്ടികയുടെ ചില ഫീൽഡുകൾക്ക്, ഒരു ഡ്രോപ്പ് ഡൌൺ ലിസ്റ്റ് സംഘടിപ്പിക്കാൻ അനുയോജ്യമാണ്, അതിനാൽ പുതിയ റെക്കോർഡുകൾ ചേർത്താൽ ഉപയോക്താക്കൾക്ക് ചില പാരാമീറ്ററുകൾ മാത്രമേ നൽകാനാകൂ. ഇത് ശരിയാണ്, ഉദാഹരണത്തിന്, ഫീൽഡ് "പൌലോസ്". എല്ലാത്തിനുമുപരിയായി, രണ്ട് ഓപ്ഷനുകൾ മാത്രമേ ഉണ്ടാകാവൂ: പുരുഷന്മാരും സ്ത്രീകളും.
- ഒരു അധിക ലിസ്റ്റ് സൃഷ്ടിക്കുക. ഏറ്റവും സൗകര്യപ്രദമായി ഇത് മറ്റൊരു ഷീറ്റിൽ സ്ഥാപിക്കും. അതിൽ ഡ്രോപ്പ് ഡൌൺ ലിസ്റ്റിൽ പ്രത്യക്ഷപ്പെടുന്ന മൂല്യങ്ങളുടെ ലിസ്റ്റ് വ്യക്തമാക്കുന്നു.
- ഈ പട്ടിക തിരഞ്ഞെടുക്കുക, വലത് മൌസ് ബട്ടൺ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ദൃശ്യമാകുന്ന മെനുവിൽ, ഇനം തിരഞ്ഞെടുക്കുക "ഒരു പേര് നൽകുക ...".
- ഞങ്ങളെ പരിചയപ്പെടുത്തിയ വിൻഡോ ഇപ്പോൾ തുറക്കുന്നു. ഉചിതമായ ഫീൽഡിൽ മുകളിൽ പറഞ്ഞിരിക്കുന്ന വ്യവസ്ഥകൾ അനുസരിച്ച്, ഞങ്ങളുടെ ശ്രേണിയിലേക്ക് പേര് നിശ്ചയിക്കുക.
- ഡാറ്റാബേസുമായി ഷീറ്റിലേക്ക് ഞങ്ങൾ തിരിച്ച് പോകുന്നു. ഡ്രോപ് ഡൌൺ ലിസ്റ്റുകൾ പ്രയോഗിക്കുന്ന ശ്രേണി തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ടാബിലേക്ക് പോകുക "ഡാറ്റ". നമ്മൾ ബട്ടൺ അമർത്തുക "ഡാറ്റ വെരിഫിക്കേഷൻ"ഉപകരണങ്ങളുടെ ബ്ലോക്കിലെ ടേപ്പിൽ ഇത് സ്ഥിതിചെയ്യുന്നു "ഡാറ്റയോടൊപ്പം പ്രവർത്തിക്കുന്നു".
- ദൃശ്യമായ മൂല്ല്യം ജാലകം തുറക്കുന്നു. ഫീൽഡിൽ "ഡാറ്റ തരം" സ്ഥാനത്തേക്ക് മാറുക "പട്ടിക". ഫീൽഡിൽ "ഉറവിടം" അടയാളപ്പെടുത്തുക "=" അതിനുശേഷം, ഒരു ഇടം കൂടാതെ, ഡ്രോപ്പ് ഡൌൺ ലിസ്റ്റിന്റെ പേര് എഴുതുക, അത് ഞങ്ങൾ അല്പം കൂടി നൽകി. അതിനു ശേഷം ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക "ശരി".
ഇപ്പോൾ, നിയന്ത്രണം സജ്ജീകരിച്ചിരിക്കുന്ന പരിധിയിൽ ഡാറ്റ രേഖപ്പെടുത്താൻ ശ്രമിക്കുമ്പോൾ, നിങ്ങൾക്ക് വ്യക്തമായി നിർവചിക്കപ്പെട്ട മൂല്യങ്ങൾക്കിടയിൽ തിരഞ്ഞെടുക്കാൻ കഴിയുന്ന ഒരു ലിസ്റ്റ് ദൃശ്യമാകും.
ഈ സെല്ലുകളിൽ ഏകാധിപത്യ പ്രതീകങ്ങൾ എഴുതാൻ ശ്രമിക്കുകയാണെങ്കിൽ, ഒരു പിശക് സന്ദേശം ദൃശ്യമാകും. തിരികെ വന്ന് ശരിയായ ഒരു പ്രവേശനം നടത്തുക.
പാഠം: എക്സിൽ ഒരു ഡ്രോപ്പ് ഡൌൺ ലിസ്റ്റ് എങ്ങനെ ഉണ്ടാക്കാം
തീർച്ചയായും, ഡാറ്റാബേസുകൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനുള്ള പ്രത്യേക പരിപാടികളോടെ Excel- ന് അതിന്റെ ശേഷിയിൽ കുറവാണ്. എന്നിരുന്നാലും, ഒരു ഡാറ്റാബേസ് ഉണ്ടാക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന ഉപയോക്താക്കളുടെ ആവശ്യങ്ങൾ മിക്ക സംവിധാനങ്ങളും തൃപ്തിപ്പെടുത്തുന്ന ഒരു ടൂൾകിറ്റ് ഉണ്ട്. എക്സൽ സവിശേഷതകൾ സവിശേഷമായ പ്രയോഗങ്ങളുമായി താരതമ്യപ്പെടുത്തിയാൽ, സാധാരണ ഉപയോക്താക്കൾക്ക് വളരെ നന്നായി അറിയാം, ഇക്കാര്യത്തിൽ മൈക്രോസോഫ്റ്റിന്റെ വികസനത്തിന് ചില പ്രയോജനങ്ങളുണ്ട്.
