ടേബിളിലെ ഒരു വലിയ അളവിലുള്ള ഡാറ്റയോടൊപ്പം പ്രവർത്തിക്കുവാനുള്ള സൗകര്യം ഒരു പ്രത്യേക മാനദണ്ഡം അനുസരിച്ച് നിരന്തരം ക്രമീകരിക്കണം. കൂടാതെ, പ്രത്യേക ആവശ്യങ്ങൾക്കായി, ചിലപ്പോൾ ഡാറ്റ നിര ആവശ്യമില്ല, എന്നാൽ വ്യക്തിഗത വരികൾ മാത്രം. അതിനാൽ, വിവരങ്ങളുടെ വലിയ അളവിൽ ആശയക്കുഴപ്പത്തിലാക്കാതിരിക്കാനായി, യുക്തിസഹമായ പരിഹാരം, ഡാറ്റാ ഫലപ്രദമാകാനും മറ്റ് ഫലങ്ങളിൽ നിന്ന് ഫിൽട്ടർ ചെയ്യാനും കഴിയും. Microsoft Excel ൽ ഡാറ്റ എങ്ങിനെ ക്രമീകരിക്കാനും ഫിൽട്ടർ ചെയ്യാനും പഠിക്കാം.
ലളിതമായ ഡാറ്റ അടുക്കൽ
Microsoft Excel ൽ ജോലിചെയ്യുമ്പോൾ ഏറ്റവും കൂടുതൽ സൌകര്യപ്രദമായ ഉപകരണങ്ങളിലൊന്നാണ് തിരനോട്ടം. നിരകളിലെ കോശങ്ങളിലെ വിവരങ്ങളുടെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ, അക്ഷര ക്രമത്തിൽ പട്ടികയുടെ നിരകൾ ക്രമീകരിക്കാൻ കഴിയും.
"എഡിറ്റിംഗ്" ടൂൾബാറിലെ റിബ്ബണിലുള്ള "ഹോം" ടാബിലുള്ള "Sort and Filter" ബട്ടൺ ഉപയോഗിച്ച് Microsoft Excel ൽ ഡാറ്റയെ ക്രമപ്പെടുത്താൻ കഴിയും. ആദ്യം, നമ്മൾ ക്രമീകരിക്കാൻ പോകുന്ന കോളത്തിലെ ഏതൊരു സെല്ലിലും ക്ലിക്ക് ചെയ്യണം.
ഉദാഹരണത്തിന്, താഴെയുള്ള പട്ടികയിൽ, ജീവനക്കാർ അക്ഷരമാലാ ക്രമത്തിൽ ക്രമീകരിക്കണം. നമ്മൾ "നെയിം" കോളത്തിലെ ഏതെങ്കിലും കളത്തിൽ ആയിരിക്കുകയും "Sort and Filter" ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ദൃശ്യമാകുന്ന പട്ടികയിൽ നിന്നും അക്ഷരമാലാ ക്രമത്തിൽ പേരുകൾ ക്രമീകരിക്കാൻ, "A മുതൽ Z വരെ അടുക്കുക" എന്ന ഇനം തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
നിങ്ങൾക്ക് കാണാനാകുന്നതുപോലെ, പട്ടികയിലെ എല്ലാ ഡാറ്റകളും അക്ഷരമാലാ ക്രമത്തിൽ പട്ടികയിലുണ്ട്.
റിവേഴ്സ് ഓർഡറിൽ അടുക്കൽ ക്രമപ്പെടുത്താൻ, അതേ മെനുവിൽ, Z ൽ നിന്ന് A ലേക്ക് "അടുക്കുക ബട്ടൺ തിരഞ്ഞെടുക്കുക".
ലിസ്റ്റ് റിവേഴ്സ് ഓർഡറിൽ പുനർനിർമിക്കപ്പെടുന്നു.
ഇത്തരത്തിലുള്ള sorting ടെക്സ്റ്റ് ഡാറ്റ ഫോർമാറ്റ് മാത്രം സൂചിപ്പിക്കുന്നത് ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടതാണ്. ഉദാഹരണത്തിന്, നമ്പർ ഫോർമാറ്റ് വ്യക്തമാക്കിയിരിക്കുമ്പോൾ, "ഏറ്റവും കുറഞ്ഞത് മുതൽ പരമാവധി വരെ" (കൂടാതെ തിരിച്ചും) വ്യക്തമാക്കുന്നു, കൂടാതെ തീയതി ഫോർമാറ്റ് വ്യക്തമാക്കുമ്പോൾ "പഴയത് മുതൽ പുതിയത് വരെ" (കൂടാതെ തിരിച്ചും).
ഇഷ്ടാനുസൃത അടുക്കൽ
എന്നാൽ, നമ്മൾ കാണുന്നതുപോലെ, അതേ മൂല്യം ഉപയോഗിച്ച് നിർദ്ദിഷ്ട തരത്തിലുള്ള തരംഗങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച്, ഒരേ വ്യക്തിയുടെ പേരുകൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്ന ഡാറ്റ ശ്രേണിയുടെ പരിധിയിലുള്ള ക്രമരഹിത ക്രമത്തിൽ ക്രമീകരിച്ചിരിക്കുന്നു.
നമ്മൾ അക്ഷരമാലാ ക്രമത്തിൽ നാമങ്ങൾ ക്രമപ്പെടുത്താൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നുവെങ്കിൽ എന്തുചെയ്യും, ഉദാഹരണമായി, പേര് പൊരുത്തപ്പെടുത്തുകയാണെങ്കിൽ, തീയതി ക്രമീകരിച്ച ഡാറ്റ ഉണ്ടാക്കട്ടെ? ഇത് ചെയ്യുന്നതിന്, അതുപോലെ തന്നെ മറ്റ് ചില സവിശേഷതകൾ ഉപയോഗിച്ചും, ഒരേ മെനുവിലെ "Sort and Filter" -ൽ, നമ്മൾ "Custom Custom sorting" item ലേക്ക് പോകണം.
അതിനുശേഷം, സോർട്ടിംഗ് ക്രമീകരണ വിൻഡോ തുറക്കുന്നു. നിങ്ങളുടെ ടേബിളിൽ തലക്കെട്ടുകൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ, ഈ വിൻഡോയിൽ "എന്റെ ഡാറ്റ തലവാചകങ്ങൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്നു" എന്നതിന് സമീപമുള്ള ചെക്ക് അടയാളം ഉണ്ടായിരിക്കണം.
ഫീൽഡിൽ "നിര" കോളത്തിന്റെ പേര് വ്യക്തമാക്കുക, അത് ക്രമീകരിക്കപ്പെടും. ഞങ്ങളുടെ കാര്യത്തിൽ, ഇതാണ് "പേര്" നിര. ഫീൽഡ് "സോർട്ടിംഗ്" ൽ ഏത് തരം ഉള്ളടക്കമാണ് തരംതിരിക്കുന്നത് എന്ന് സൂചിപ്പിക്കുന്നു. നാല് ഓപ്ഷനുകളുണ്ട്:
- മൂല്യങ്ങൾ;
- കളത്തിന്റെ നിറം;
- ഫോണ്ട് നിറം;
- സെൽ ഐക്കൺ
പക്ഷേ മിക്ക കേസുകളിലും "മൂല്യങ്ങൾ" എന്ന ഇനം ഉപയോഗിയ്ക്കുന്നു. ഇത് സ്ഥിരസ്ഥിതിയായി സജ്ജീകരിച്ചിരിക്കുന്നു. ഞങ്ങളുടെ കാര്യത്തിൽ, ഞങ്ങൾ ഈ ഇനം ഉപയോഗിക്കും.
നിര "ഓർഡറിൽ" ഡാറ്റ നിർദേശിക്കുന്ന ഓർഡർ വ്യക്തമാക്കേണ്ടതുണ്ട്: "A മുതൽ Z വരെ" അല്ലെങ്കിൽ തിരിച്ചും. "A മുതൽ Z വരെ" എന്ന മൂല്യം തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
അങ്ങനെ, നമ്മൾ ഒരു കോളം കൊണ്ട് അടുക്കുന്നു. മറ്റൊരു നിരയിലെ അടുക്കൽ ക്രമപ്പെടുത്താൻ, "നില ചേർക്കുക" ബട്ടൺ ക്ലിക്കുചെയ്യുക.
മറ്റൊരു കൂട്ടം ഫീൽഡുകൾ പ്രത്യക്ഷപ്പെടുന്നു, അത് മറ്റൊരു കോളം ഉപയോഗിച്ച് അടുക്കുന്നതിനായി ഇതിനകം പൂരിപ്പിക്കേണ്ടതാണ്. ഞങ്ങളുടെ കാര്യത്തിൽ, "തീയതി" നിര. ഈ സെല്ലുകളിൽ തീയതി ഫോർമാറ്റ് സജ്ജമാക്കിയതിനാൽ, "Order" ഫീൽഡിൽ നമ്മൾ മൂല്യങ്ങൾ "A to Z" അല്ല, "പഴയതിൽ നിന്ന് പുതിയത് വരെ" അല്ലെങ്കിൽ "പുതിയത് മുതൽ പഴയത് വരെ" സജ്ജമാക്കും.
അതുപോലെ തന്നെ, ഈ വിൻഡോയിൽ, ആവശ്യമെങ്കിൽ ക്രമീകരിച്ച് മുൻഗണന ക്രമത്തിൽ മറ്റ് നിരകൾ ക്രമീകരിക്കാം. എല്ലാ ക്രമീകരണങ്ങളും ചെയ്യുമ്പോൾ, "OK" ബട്ടണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക.
നിങ്ങൾക്ക് കാണാനാകുന്നതുപോലെ, ഇപ്പോൾ ഞങ്ങളുടെ ടേബിളിൽ എല്ലാ ഡാറ്റയും അടുക്കുന്നു, ഒന്നാമതായി, ജീവനക്കാരുടെ പേര്, തുടർന്ന്, പണമടയ്ക്കൽ തീയതികൾ.
എന്നാൽ, ഇത് ഇച്ഛാനുസൃത ക്രമപ്പെടുത്തലിൻറെ എല്ലാ സവിശേഷതകളും അല്ല. ആവശ്യമെങ്കിൽ, ഈ വിൻഡോയിൽ നിങ്ങൾക്ക് നിരകൾ ക്രമപ്പെടുത്താതെ നിരകളിലൂടെ ക്രമീകരിക്കാം. ഇതിനായി "Parameters" ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
പോയിന്റർ പരാമീറ്ററുകൾ തുറക്കുന്ന വിൻഡോയിൽ, "റേഞ്ച് ലൈനുകൾ" എന്ന സ്ഥാനത്ത് "റേഞ്ച് നിരകൾ" എന്ന സ്ഥാനത്തേക്ക് മാറുക. "OK" ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
ഇപ്പോൾ, മുൻ ഉദാഹരണവുമായി സാമ്യമുള്ളതിനാൽ നിങ്ങൾക്ക് സോർട്ടിങിനായി ഡാറ്റ നൽകാം. ഡാറ്റ നൽകുക, തുടർന്ന് "OK" ബട്ടൺ ക്ലിക്കുചെയ്യുക.
നിങ്ങൾക്ക് കാണാനാകുന്നതുപോലെ, അതിനുശേഷം നൽകിയ പരാമീറ്ററുകൾ അനുസരിച്ച് നിരകൾ പഴയപടിയാകും.
തീർച്ചയായും, ഞങ്ങളുടെ ടേബിളിന് ഒരു ഉദാഹരണമായി എടുത്താൽ, നിരകളുടെ സ്ഥാനം മാറ്റുന്നതിനുള്ള അടുക്കൽ പ്രയോജനകരമല്ല പ്രത്യേകതരം, എന്നാൽ മറ്റു ചില പട്ടികകൾക്കായി ഈ ക്രമപ്പെടുത്തൽ വളരെ അനുയോജ്യമാണ്.
ഫിൽറ്റർ ചെയ്യുക
കൂടാതെ, മൈക്രോസോഫ്റ്റ് എക്സിൽ, ഒരു ഡാറ്റാ ഫിൽട്ടർ ഫംഗ്ഷനുണ്ട്. നിങ്ങൾ അനുയോജ്യമെന്ന് കാണുന്ന ഡാറ്റ ദൃശ്യമാകുന്നത് അനുവദിക്കുകയും ബാക്കി കാര്യങ്ങൾ മറയ്ക്കാൻ അനുവദിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ആവശ്യമെങ്കിൽ, മറച്ച ഡാറ്റ എല്ലായ്പ്പോഴും ദൃശ്യ മോഡിലേക്ക് മടങ്ങിയെത്തും.
ഈ ഫംഗ്ഷൻ ഉപയോഗിക്കുന്നതിനായി, നമുക്ക് പട്ടികയിലെ ഏത് സെല്ലിലും ക്ലിക്കുചെയ്യാം (കൂടാതെ ഹെഡിറ്ററിൽ വെച്ച്) വീണ്ടും "എഡിറ്റിംഗ്" ടൂൾബാറിലെ "അടുക്കുക, ഫിൽട്ടർ" ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. പക്ഷേ, ദൃശ്യമാകുന്ന മെനുവിലെ ഈ സമയം, ഇനം "ഫിൽട്ടർ" തിരഞ്ഞെടുക്കുക. നിങ്ങൾക്ക് ഈ പ്രവർത്തനങ്ങൾക്കു പകരം Ctrl + Shift + L എന്ന കീ ഒത്തുചേർത്തുകയേ വേണ്ടൂ.
നിങ്ങൾക്ക് കാണാനാകുന്നതുപോലെ, എല്ലാ നിരകളുടെയും പേരുള്ള സെല്ലുകളിൽ, ഒരു ചിഹ്നരൂപത്തിൽ ഒരു ഐക്കൺ പ്രത്യക്ഷപ്പെട്ടു, മുകളിലത്തെ-താഴേക്കുള്ള ത്രികോണം ഉൾപ്പെടുത്തിയിരിക്കണം.
ഈ ഐക്കണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്താൽ ഫിൽട്ടർ ചെയ്യാൻ പോകുന്നു. ഞങ്ങളുടെ സാഹചര്യത്തിൽ, പേര് വഴി ഫിൽട്ടർ ചെയ്യാൻ ഞങ്ങൾ തീരുമാനിച്ചു. ഉദാഹരണത്തിന്, ഞങ്ങൾ ഡാറ്റ മാത്രം ജീവനക്കാരനെ നിക്കോലവ് വിട്ടു വേണം. അതുകൊണ്ട്, മറ്റെല്ലാ തൊഴിലാളികളുടെ പേരുകളിൽ നിന്നുമുള്ള ടിക് നീക്കം ചെയ്യുന്നു.
നടപടിക്രമം പൂർത്തിയാകുമ്പോൾ, "OK" ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
നമ്മൾ കാണുന്നതുപോലെ, നിക്കോലവിന്റെ ജീവനക്കാരന്റെ പേരിനൊപ്പം പട്ടികയിൽ മാത്രമേ വരികൾ ഉണ്ടായിരുന്നുള്ളൂ.
നമുക്ക് ടാസ്ക്ക് സങ്കീർണ്ണമാക്കാം, 2016 ലെ III ക്വാർട്ടറിനായുള്ള നിക്കോലാവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഡാറ്റ മാത്രം പട്ടികയിൽ വിട്ടേക്കുക. ഇത് ചെയ്യുന്നതിന് സെല്ലിലെ "തീയതി" ഐക്കണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. തുറക്കുന്ന ലിസ്റ്റിൽ, "മെയ്", "ജൂൺ", "ഒക്ടോബർ" എന്നീ മാസങ്ങളിൽ ടിക് നീക്കം ചെയ്യുക, മൂന്നാം പാദം ബന്ധപ്പെടുത്താത്തതിനാൽ "OK" ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
നിങ്ങൾക്ക് കാണാനാകുന്നതുപോലെ, ഞങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമുള്ള ഡാറ്റ മാത്രമേ ഉള്ളൂ.
ഒരു നിശ്ചിത നിരയിലെ ഫിൽട്ടർ നീക്കം ചെയ്യുന്നതിനും മറച്ച ഡാറ്റ പ്രദർശിപ്പിക്കുന്നതിനും ഈ കോളത്തിന്റെ പേരിൽ സെല്ലിലെ ഐക്കണിൽ വീണ്ടും ക്ലിക്കുചെയ്യുക. തുറക്കുന്ന മെനുവിൽ, "ഫിൽട്ടർ നീക്കംചെയ്യുക ..." എന്ന ഇനത്തിൻറെ ഐറ്റം ക്ലിക്കുചെയ്യുക.
പട്ടിക പ്രകാരം മുഴുവൻ ഫിൽട്ടറും റീസെറ്റ് ചെയ്യണമെങ്കിൽ റിബ്ബണിലുള്ള "അടുക്കുക, ഫിൽട്ടർ" ബട്ടൺ ക്ലിക്കുചെയ്ത് "മായ്ക്കുക" തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
നിങ്ങൾ ഫിൽറ്റർ പൂർണ്ണമായി നീക്കംചെയ്യണമെങ്കിൽ, അതേ മെനുവിൽ, "മെനു" ഫിൽറ്റർ തിരഞ്ഞെടുക്കുക, അല്ലെങ്കിൽ കീബോർഡ് Ctrl + Shift + L- ൽ കീ കോമ്പിനേഷൻ ടൈപ്പുചെയ്യുക.
കൂടാതെ, "ഫിൽട്ടർ" ഫംഗ്ഷനെ തുടർന്ന് "table filter" സെലക്റ്റിലെ അനുയോജ്യമായ ചിഹ്നത്തിൽ നിങ്ങൾ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുമ്പോൾ, പ്രത്യക്ഷപ്പെട്ട മെനുവിൽ, സോർട്ടിംഗ് ഫംഗ്ഷനുകൾ ലഭ്യമാണ്, അത് ഞങ്ങൾ മുകളിൽ പറഞ്ഞത്: "A to Z" , "Z മുതൽ A വരെ അടുക്കുക", "Sort by Color" എന്നിവ.
ട്യൂട്ടോറിയൽ: മൈക്രോസോഫ്റ്റ് എക്സിൽ ഒരു ഓട്ടോ ഫിൽറ്റർ എങ്ങനെ ഉപയോഗിക്കാം
സ്മാർട്ട് ടേബിൾ
നിങ്ങൾ പ്രവർത്തിക്കുന്ന ഡാറ്റാ ഏരിയയിൽ "സ്മാർട്ട് ടേബിൾ" എന്നു വിളിക്കുന്നതിലൂടെയും ക്രമപ്പെടുത്തലും ഫിൽട്ടറിംഗ് സജീവമാക്കാനും കഴിയും.
ഒരു സ്മാർട്ട് പട്ടിക സൃഷ്ടിക്കാൻ രണ്ട് വഴികളുണ്ട്. അവയിൽ ആദ്യത്തേത് ഉപയോഗിക്കാൻ, പട്ടികയുടെ മുഴുവൻ ഭാഗവും തിരഞ്ഞെടുക്കുക, ഒപ്പം പൂമുഖ ടാബിൽ ആയിരിക്കുക, ടേബിൾ ടേപ്പായി ഫോർമാറ്റിലെ ബട്ടണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക. ഈ ബട്ടൺ സ്റ്റൈൽ ടൂൾബാറിൽ കാണാം.
അടുത്തതായി, തുറക്കുന്ന ലിസ്റ്റിലുള്ള നിങ്ങളുടെ പ്രിയപ്പെട്ട ശൈലികളിലൊന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കുക. പട്ടികയുടെ നിരയെ മേശയുടെ പ്രവർത്തനത്തെ ബാധിക്കുകയില്ല.
അതിനുശേഷം, ഒരു ഡയലോഗ് ബോക്സ് തുറന്നു, അത് നിങ്ങൾക്ക് പട്ടികയുടെ കോർഡിനേറ്റുകൾ മാറ്റാൻ കഴിയും. പക്ഷേ, നിങ്ങൾ മുമ്പ് പ്രദേശം ശരിയായി തിരഞ്ഞെടുത്തിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, മറ്റൊന്നും ചെയ്യേണ്ടതില്ല. പ്രധാന കാര്യം "തലക്കെട്ടുകളുള്ള പട്ടിക" എന്നതിന് തൊട്ടുപിന്നിൽ ഒരു ടിക്ക് ഉണ്ട് എന്നത് ശ്രദ്ധിക്കുക എന്നതാണ്. അടുത്തതായി "OK" ബട്ടൺ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
നിങ്ങൾ രണ്ടാമത്തെ രീതി ഉപയോഗിക്കാൻ തീരുമാനിച്ചെങ്കിൽ, നിങ്ങൾ പട്ടികയുടെ മുഴുവൻ പ്രദേശവും തിരഞ്ഞെടുക്കണം, എന്നാൽ ഈ സമയം "Insert" ടാബിലേക്ക് പോകുക. ഇവിടെ "Tables" ടൂൾബോക്സിലെ റിബണിൽ നിങ്ങൾ "Table" ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യണം.
അതിനുശേഷം, അവസാന സമയം പോലെ ഒരു ജാലകം തുറക്കും, അവിടെ നിങ്ങൾക്ക് ടേബിൾ പ്ലെയ്സ്മെന്റിന്റെ കോർഡിനേറ്റുകൾ ക്രമീകരിക്കാം. "OK" ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
സ്മാർട്ട് പട്ടിക സൃഷ്ടിക്കുമ്പോൾ ഏത് രീതിയിലാണ് നിങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുന്നത് എന്നതിനെക്കുറിച്ചോ, മുൻപ് വിവരിച്ചിരിക്കുന്ന ഫിൽറ്റർ ഐക്കണുകൾ ഇൻസ്റ്റാൾ ചെയ്യപ്പെടുന്ന കപ്സുകളുടെ സെല്ലുകളിൽ ഒരു മേശയോടൊപ്പം അവസാനിക്കും.
നിങ്ങൾ ഈ ഐക്കണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുമ്പോൾ, "ഫിൽട്ടർ ചെയ്യുക, ഫിൽട്ടർ" ബട്ടണിലൂടെ സാധാരണ ഫിൽറ്റർ ആരംഭിക്കുമ്പോൾ തന്നെ സമാനമായ എല്ലാ പ്രവർത്തനങ്ങളും ലഭ്യമാകും.
പാഠം: Microsoft Excel ൽ ഒരു പട്ടിക സൃഷ്ടിക്കുന്നതെങ്ങനെ
നിങ്ങൾക്ക് കാണാനാകുന്നതുപോലെ, ശരിയായി ഉപയോഗിക്കുമ്പോൾ സോർട്ടിംഗ്, ഫിൽട്ടർ ചെയ്യൽ ഉപകരണങ്ങൾ ഉപയോക്താക്കൾക്ക് ടേബിളുകളിൽ പ്രവർത്തിക്കാനാകും. ഒരു പട്ടികയിൽ വളരെ വലിയ ഡാറ്റാ അറേ അടങ്ങിയിരിക്കുന്ന സാഹചര്യത്തിൽ അവരുടെ ഉപയോഗത്തിന്റെ ചോദ്യം പ്രത്യേകിച്ചും പ്രസക്തമാണ്.
