നിങ്ങൾ മിക്കപ്പോഴും അക്ഷരങ്ങൾ സ്വീകരിക്കുകയും അയയ്ക്കുകയും ചെയ്യുന്നു, കൂടുതൽ കത്തിടപാടുകൾ നിങ്ങളുടെ കമ്പ്യൂട്ടറിൽ ശേഖരിക്കപ്പെടുന്നു. തീർച്ചയായും ഇത് ഡിസ്ക് സ്പെയ്സില്ലെന്നതിന് കാരണമാകുന്നു. മാത്രമല്ല, Outlook ലളിതമായി കത്തുകൾ നിർത്തുന്നു എന്ന വസ്തുതയിലേക്ക് ഇത് ഇടയാക്കും. അത്തരം സന്ദർഭങ്ങളിൽ, നിങ്ങളുടെ മെയിൽ ബോക്സിൻറെ വലിപ്പം നിരീക്ഷിക്കുകയും ആവശ്യമെങ്കിൽ, അനാവശ്യമായ അക്ഷരങ്ങൾ ഇല്ലാതാക്കുകയും വേണം.
എന്നിരുന്നാലും, സ്ഥലം ശൂന്യമാക്കാൻ, എല്ലാ അക്ഷരങ്ങളും ഇല്ലാതാക്കേണ്ടതില്ല. ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട കാര്യങ്ങൾ കേവലം ആർക്കൈവു ചെയ്യാം. ഇത് എങ്ങനെ ചെയ്യണം എന്ന് ഈ മാനുവലിൽ നമ്മൾ ചർച്ച ചെയ്യും.
ആകെ, ഔട്ട്ലുക്ക് മെയിൽ ആർക്കൈവ് ചെയ്യാൻ രണ്ട് വഴികൾ നൽകുന്നു. ആദ്യത്തേത് ഓട്ടോമാറ്റിക്കാണ്, രണ്ടാമത്തേത് മാനുവൽ ആണ്.
യാന്ത്രിക മെയിൽ ആർക്കൈവ് ചെയ്യുന്നു
ഏറ്റവും സൗകര്യപ്രദമായ വഴി നമുക്ക് ആരംഭിക്കാം - ഇത് സ്വപ്രേരിത മെയിൽ ആർക്കൈവ് ചെയ്യുന്നു.
നിങ്ങളുടെ പങ്കാളിത്തം കൂടാതെ Outlook ലുക്ക് സ്വപ്രേരിതമായി കത്തുകളെ ആർക്കൈവ് ചെയ്യുമെന്നതാണ് ഈ രീതിയുടെ ഗുണഫലം.
എല്ലാ അക്ഷരങ്ങളും ആർക്കൈവ് ചെയ്യേണ്ടതും അത്യാവശ്യമായിരിക്കണമെന്നതും, ആവശ്യമില്ലാത്തവയുമാണ് വസ്തുതകൾ.
ഓട്ടോമാറ്റിക്ക് ആർക്കൈവുചെയ്യൽ സജ്ജമാക്കുന്നതിന്, "ഫയൽ" മെനുവിലെ "ചരങ്ങൾ" ബട്ടണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക.
അടുത്തതായി "അഡ്വാൻസ്ഡ്" ടാബിലേക്ക് പോകുകയും "AutoArchive" ഗ്രൂപ്പിലേക്ക് പോവുകയും ചെയ്യുക, "ഓട്ടോആര്ക്കീവ് ക്രമീകരണങ്ങൾ" ബട്ടൺ ക്ലിക്കുചെയ്യുക.
ഇപ്പോൾ ആവശ്യമുള്ള സജ്ജീകരണങ്ങളിൽ അത് തുടരുന്നു. ഇത് ചെയ്യുന്നതിന്, ചെക്ക്ബോക്സ് "എല്ലാ ആർക്കൈവുവിനും ഓരോ ... ദിവസങ്ങൾ" തിരഞ്ഞെടുത്ത് ഇവിടെ ദിവസങ്ങൾക്കുള്ളിൽ ആർക്കൈവ് ചെയ്യുന്ന സമയം സജ്ജമാക്കുക.
കൂടാതെ, ഞങ്ങളുടെ വിവേചനാധികാരത്തിൽ ഞങ്ങൾ പാരാമീറ്ററുകൾ സജ്ജമാക്കി. ബാക്കപ്പ് ആരംഭിക്കുന്നതിനുമുമ്പ് സ്ഥിരീകരണം അഭ്യർത്ഥിക്കാൻ Outlook ആവശ്യമെങ്കിൽ, "ഓട്ടോ-ആർക്കൈവ് ചെയ്യുന്നതിനു മുമ്പ് അഭ്യർത്ഥന" എന്ന ബോക്സ് പരിശോധിക്കുക, ഇത് ആവശ്യമില്ലെങ്കിൽ, ബോക്സ് അൺചെക്ക് ചെയ്ത് പ്രോഗ്രാം സ്വന്തമായി എല്ലാം ചെയ്യും.
പഴയ അക്ഷരങ്ങളുടെ സ്വപ്രേരിത ഇല്ലാതാക്കൽ ക്രമീകരിയ്ക്കാം, അവിടെ നിങ്ങൾക്ക് അക്ഷരത്തിന്റെ പരമാവധി "പ്രായം" സെറ്റ് ചെയ്യാം. പഴയ അക്ഷരങ്ങളിൽ എന്തുചെയ്യണമെന്നും നിർണ്ണയിക്കാൻ - ഒരു പ്രത്യേക ഫോൾഡറിലേയ്ക്ക് അവരെ നീക്കുക, അല്ലെങ്കിൽ അവ ഇല്ലാതാക്കുക.
നിങ്ങൾ ആവശ്യമുള്ള ക്രമീകരണങ്ങൾ പൂർത്തിയാക്കിയശേഷം, "എല്ലാ ഫോൾഡറുകളിലും ക്രമീകരണങ്ങൾ പ്രയോഗിക്കുക" ബട്ടൺ ക്ലിക്കുചെയ്യാം.
നിങ്ങൾ സ്വയം ആർക്കൈവുചെയ്യാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന ഫോൾഡറുകൾ തിരഞ്ഞെടുക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് താൽപ്പര്യമുണ്ടെങ്കിൽ, ഈ കേസിൽ നിങ്ങൾ ഓരോ ഫോൾഡറുടേയും സവിശേഷതകളിൽ പോയി അവിടെ ഓട്ടോ ആർക്കൈവുകൾ സജ്ജമാക്കണം.
അവസാനമായി, ക്രമീകരണങ്ങൾ നിർമ്മിക്കുന്നതിനായി "OK" ബട്ടൺ അമർത്തുക.
യാന്ത്രിക ആർക്കൈവ് റദ്ദാക്കാൻ, "ഓട്ടോ-ആർക്കൈവ് ചെയ്ത ഓരോ ... ദിവസങ്ങളിലും" ബോക്സ് അൺചെക്ക് ചെയ്യാൻ മതിയാകും.
അക്ഷരങ്ങളുടെ സ്വമേധയാ ശേഖരണം
ഇപ്പോൾ ആർക്കൈവ് ചെയ്യാനുള്ള മാനുവൽ രീതി വിശകലനം ചെയ്യുക.
ഈ രീതി വളരെ ലളിതമാണ് കൂടാതെ ഉപയോക്താക്കളിൽ നിന്ന് ഏതെങ്കിലും അധിക ക്രമീകരണങ്ങൾ ആവശ്യമില്ല.
ഒരു കത്ത് ആർക്കൈവിലേക്ക് അയയ്ക്കുന്നതിന്, അക്ഷരങ്ങളുടെ ലിസ്റ്റിൽ നിങ്ങൾ അത് തിരഞ്ഞെടുക്കണം കൂടാതെ "ആർക്കൈവ്" ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഒരു കൂട്ടം അക്ഷരങ്ങൾ ശേഖരിക്കാൻ, ആവശ്യമായ അക്ഷരങ്ങൾ മാത്രം തിരഞ്ഞെടുക്കുക, അതേ ബട്ടൺ അമർത്തുക.
ഈ രീതിക്കും അതിന്റെ അനുകൂല ഘടകങ്ങളും ഉണ്ട്.
ആർക്കൈവ് ചെയ്യേണ്ട അക്ഷരങ്ങളാണ് നിങ്ങൾ തിരഞ്ഞെടുത്തത് എന്നതിന്റെ ഗുണങ്ങൾ ഉൾപ്പെടുന്നു. ശരി, മൈനസ് കൈയടയാളമാണ്.
അങ്ങനെ, അക്ഷരങ്ങളുടെ ഒരു ആർക്കൈവ് സൃഷ്ടിക്കുന്നതിന് അനേകം ഓപ്ഷനുകൾ ഉപയോഗിച്ച് Outlook ഇമെയിൽ ക്ലയന്റ് അതിന്റെ ഉപയോക്താക്കളെ നൽകുന്നു. കൂടുതൽ വിശ്വാസ്യതയ്ക്കായി, നിങ്ങൾക്ക് രണ്ടും ഉപയോഗിക്കാം. അതായത്, സ്വയം ആർക്കൈവുചെയ്യൽ കോൺഫിഗർ ചെയ്യുക, ആവശ്യമെങ്കിൽ, അക്ഷരങ്ങൾ ആർക്കൈവിലേക്ക് സ്വയം അയയ്ക്കുക, കൂടാതെ അധികമായി ഇല്ലാതാക്കുക.
